《关于明确建设工程城建档案验收相关事项的通知》的解读

　　根据我省工程建设项目审批制度改革工作要求和《住房和城乡建设部关于修改部分部门规章的决定》(住房城乡建设部令第47号)规定,建设工程城建档案预验收取消,改由各级住房城乡建设主管部门或其委托的城建档案管理机构按照建设工程竣工联合验收的规定对工程档案进行专项验收。由于我省建设工程城建档案验收一直以来没有具体的验收要求和标准,导致各地在城建档案专项验收和移交归档时随意性较大,且各个市州验收标准和要求都不一样,给建设、施工单位带来一些不便,迫切需要通过在省级层面制定文件,统一明确建设工程城建档案验收、归档要求和实施告知承诺制相关事项,从而使建设工程城建档案验收归档工作有章可循,减少城建档案验收部门的随意性和主观性,同时也可促使建设工程五方责任主体将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围,确保建设工程城建档案的完整齐全。

　　为进一步优化我省建设工程项目验收流程,推动我省工程建设项目审批制度改革,规范建设工程城建档案专项验收工作,厅办公室起草了《关于明确建设工程城建档案验收相关事项的通知》(以下简称《通知》)。《通知》起草后,广泛征求全省各市州住房城乡建设主管部门及其城建档案管理机构意见,并对部分地级市(州)、县(市)进行了调研,召开了全省各市州城建档案管理机构负责人座谈会,多次与厅建管处、信息中心相关同志深入讨论,并书面征求了厅相关处室意见;同时组织建设、施工、监理单位和质量监督部门对《通知》附件进行了反复讨论和斟酌,邀请省内专家进行了审查。

　　《通知》的主要内容如下:

　　一是明确了建设工程城建档案验收主体。各级住房城乡建设主管部门负责建设工程城建档案验收工作,也可以委托城建档案馆具体实施。

　　二是明确了建设工程城建档案验收程序。分为两个环节,主动服务、专项验收和告知承诺事项。

　　主动服务环节:城建档案管理机构应指导各参建单位按照相关标准规范做好工程文件的形成、积累和收集、整理以及移交归档工作。

　　专项验收和告知承诺环节:城建档案管理机构应在8个工作日内完成城建档案专项验收,通过“湖南省工程建设项目审批管理系统”向建设单位出具《建设工程档案专项验收意见书》(以下简称《意见书》)。两种情况:一是对工程文件主审要件满足验收要求的,注明“通过”意见,对需补交文件内容、期限以及逾期未补交的法律责任实行告知承诺制。二是对工程文件主审要件不全或不符合要求的,注明“不通过”的理由、法定依据及整改意见,同时实行告知承诺制,建设单位在整改完成后可再次申请验收。

　　三是明确了建设工程城建档案移交时间、移交内容及归档要求。建设单位应在工程竣工验收后三个月内,将全部工程文件(含主审要件、非主审要件)移交城建档案管理机构。其中,项目直接形成原生电子文件的,实施单套制,只需移交电子档案,不再将其制成纸质文件;项目未形成原生电子文件的,实施双套制,需同时移交纸质档案和数字化扫描电子文件。

　　地下管线建设单位提交的竣工测量成果电子文件应满足地下管线信息系统入库要求,须包含矢量图形文件、成果表文件和数据库文件。

　　四是明确了法律责任。建设单位未按承诺按时移交工程档案的,通过“系统”自动发送提醒信息,超期仍未移交的,住房城乡建设主管部门应当依照《建设工程质量管理条例》第59条规定予以处罚,并按规定认定不良行为记录。

　　五是明确了工作保障措施。各级住房城乡建设主管部门要结合信息化发展和“智慧住建”工作要求,推进城建档案电子化工作,加快电子文件管理系统和地下管线信息系统建设,同时应做好城建档案查询利用和数据备份工作。

　　总的来讲,上述程序设置前后衔接、流程紧凑、可操作性强,能很好地保障建设工程城建档案质量和城建档案专项验收工作效率,确保城建档案接收和归档。